Organiser des retrouvailles de diplômées et diplômés du Collège d’Alma
Les formes de retrouvailles
Il existe différentes formes de retrouvailles selon les caractéristiques des personnes qu’on souhaite regrouper, par exemple :
- Les retrouvailles d’une promotion qui a suivi le même programme (ex. : les retrouvailles des personnes qui ont obtenu leur diplôme du Collège d’Alma en Techniques policières en 1984);
- Les retrouvailles de toutes les personnes qui ont suivi le même programme au fil des ans (ex. : toutes les personnes diplômées dans des programmes de Techniques administratives au Collège d’Alma);
- Les retrouvailles de toutes les personnes qui ont participé aux mêmes activités au Collège d’Alma (ex. les joueuses et joueurs de volleyball au Collège d’Alma).
Les étapes de l’organisation
La décision d’organiser des retrouvailles est souvent l’initiative d’une personne. Selon la formule choisie et l’envergure du projet, cette personne peut commencer en s’entourant de collègues tant pour valider l’intérêt que pour former un comité organisateur.
Les principales tâches
Quelle que soit l’ampleur du projet, les principales tâches associées à une telle organisation sont :
- Le budget : établir un budget, gérer les finances, etc.
- Les communications : retrouver les personnes, réaliser un sondage s’il y a lieu, rédiger les invitations, gérer les réponses, prévoir une prise de photos pendant l’activité, diffuser les photos après l’activité, etc.
- L’organisation de l’activité : planifier le déroulement et l’horaire, prévoir et organiser l’accueil, le protocole, les activités, etc.
- L’organisation logistique : planifier et organiser l’aménagement du lieu, planifier le repas et l’hébergement s’il y a lieu, prévoir le matériel nécessaire (ex. matériel sportif, équipement de son), etc.
Les principales étapes
Que le projet et le nombre de personnes invitées soient imposants ou modestes, les étapes sont sensiblement les mêmes :
- Retrouver quelques collègues afin de valider l’intérêt pour des retrouvailles et former un comité organisateur au besoin.
- Établir le projet : les objectifs, la date, le lieu, le type d’événement ou d’activité (tournoi, repas, soirée, etc.), le budget, etc.
- Tenter de retrouver le plus grand nombre de personnes concernées.
- À cette étape, on peut communiquer avec ces personnes pour procéder à une forme de sondage. D’autres préféreront passer directement à l’étape suivante.
- Préciser et organiser l’activité : activité d’accueil, choix des porte-parole s’il y a une partie protocolaire, ententes avec les partenaires associés à l’activité (ex. responsables du gymnase pour un tournoi, traiteur pour un repas, groupe de musique, etc.)
- Rédiger un projet d’invitation et définir un mécanisme d’inscription (formulaire à remplir, coordonnées d’une personne à contacter, date limite, modalités de paiement, etc.).
- Diffuser l’invitation par lettre, par message électronique, par communiqué, par différents réseaux pertinents, etc.
- Organiser les aspects logistiques de l’événement en fonction de la formule retenue et du nombre de personnes qui confirment leur présence : aménagement du site (décoration, disposition de l’équipement, etc.), organisation du repas et du coucher s’il y a lieu, matériel nécessaire, etc.
- Partager les responsabilités pendant le déroulement de l’activité afin d’en assurer le succès.
Le soutien offert pour l’organisation de retrouvailles
Ni le Collège d’Alma ni l’Association des diplômées et diplômés du Collège d’Alma (ADDCA) ne peuvent vous transmettre directement les coordonnées de personnes diplômées. La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels interdit d’ailleurs au Collège de diffuser cette information. Cependant, tant le Collège d’Alma que l’ADDCA peuvent vous aider dans vos démarches pour retrouver vos anciens collègues, selon le type de retrouvailles.
Consultation de la liste de membres de l’ADDCA
En vous rendant sur le site Internet de l’ADDCA www.addca.ca, vous pouvez consulter la liste des personnes qui sont membres de l’ADDCA. En cliquant sur le nom d’une ou d’un membre, vous pouvez communiquer par courriel avec cette personne. Ce mécanisme ne vous donne pas accès à son adresse électronique, mais une réponse de cette personne à votre message vous permettra d’avoir ses coordonnées électroniques. L’outil de recherche situé en haut de la liste vous permet d’identifier facilement les membres par promotion (ex. année 2005) ou par programme (ex. Sciences humaines).
Envoi d’un courriel aux membres de l’ADDCA concernés
Si le nombre de personnes à contacter par ce mécanisme est trop élevé, l’ADDCA peut faire un envoi de groupe de votre part. Il s’agit alors de rédiger le message que vous voulez diffuser et de le transmettre à l’ADDCA par courriel addca@calma.qc.ca. Cette façon de faire s’avère particulièrement utile si vous souhaitez retrouver des personnes ayant participé à une activité particulière (ex. association étudiante, football, théâtre, etc.). En effet, les membres sont invités à préciser leur participation à certaines de ces activités sur le formulaire d’inscription. Vous pouvez d’abord adresser une demande à l’ADDCA pour connaître le nombre de membres qui ont spécifié leur participation à l’activité qui vous intéresse, car cette information n’est pas disponible sur la liste de membres accessibles par Internet.
Envoi d’une lettre à toutes les personnes de votre promotion
Pour les retrouvailles visant les personnes d’une même promotion, vous rédigez un projet de lettre (sondage, invitation ou autre) que vous envoyez par courriel à l’ADDCA addca@calma.qc.ca. Le Collège d’Alma la fera parvenir par la poste à toutes les personnes concernées. Il faut alors vous assurer d’avoir un mécanisme de réponse à une adresse que vous préciserez dans votre communication. Ceci vous permettra d’obtenir les coordonnées des personnes que vous voulez joindre et de recevoir, par le fait même, l’autorisation de les contacter à nouveau par vous-mêmes si c’est nécessaire. Il va de soi que les adresses postales dont dispose le Collège datent de la période d’études. Plus la date est récente, plus les taux de succès sont élevés. Toutefois, cette formule donne généralement des résultats. Le Collège pourra vous transmettre la liste des personnes qui n’ont pas été jointes en fonction des retours de lettres dont l’adresse était incorrecte.
Diffusion d’une invitation dans le Bulletin de l’ADDCA
Vous rédigez un projet de court article et vous le faites parvenir à l’ADDCA par courriel addca@calma.qc.ca. Le bulletin de l’ADDCA est envoyé par courrier électronique à tous ses membres, généralement quatre fois par année. Pour consulter les derniers numéros, rendez-vous sur le site Internet de l’ADDCA www.addca.ca.
Diffusion d’un communiqué dans les médias du Saguenay–Lac-Saint-Jean
À partir de votre lettre d’invitation et d’un court texte décrivant votre activité, le Collège d’Alma et l’ADDCA peuvent préparer et diffuser un communiqué auprès des médias du Saguenay–Lac-Saint-Jean. Il s’agit encore une fois d’adresser votre demande et vos textes à l’adresse électronique suivante : addca@calma.qc.ca
Réservation d’une salle ou d’un local au Collège d’Alma
Le Collège d’Alma souhaite que vos activités de retrouvailles soient organisées dans ses murs. En ce sens, en contactant l’ADDCA, le Collège pourra assurer la réservation et l’accès gratuit à un de ses locaux pour la tenue de votre activité. Cette possibilité est toutefois conditionnelle à la disponibilité du site, car la priorité demeure la tenue d’activités à caractère pédagogique.
Contact pour l’organisation de retrouvailles
Adresse électronique : addca@calma.qc.ca
Téléphone : (418) 668-2387, poste 371
Pour plus d’information sur l’ADDCA
Pour plus d’information sur le Collège d’Alma
Texte rédigé par conjointement par la Direction générale du Collège d’Alma et l’Association des diplômées et diplômés du Collège d’Alma (ADDCA). La reproduction de ce texte ou d’extraits est autorisée à condition d’en mentionner la source.
